Использование копировального аппарата для бизнеса

Производство копий может стать прибыльным бизнесом. Для начала предпринимательской деятельности нужно не так и много: приобрести хороший аппарат, организовать точку в людном месте. Особенно большой популярностью ксерокопии документов пользуются неподалеку от учебных заведений и приемных отделений органов государственной власти.

На следующем этапе необходимо разобраться с особенностями аппарата, узнать, как он работает, какие функции выполняет. С этими и некоторыми другими вопросами, касающимися копировальной техники, разберемся подробнее.

Как запустить аппарат

Копировальные устройства – функциональные и удобные аппараты для автоматизации и осуществляется многих офисных работ. Узнаем, как использовать технику. Для этого предлагаем простую инструкцию:

1. Убедитесь, что машина включена и прогрета.
2. Проверьте наличие достаточного количества бумаги правильного формата.
3. Поднимите крышку и осмотрите стекло. На нем не должно быть грязи, следов или посторонних предметов.
4. Поместите один лист (оригинал), который нужно скопировать, на стекло лицевой стороной вниз в правильном положении (прочитайте инструкцию к оборудованию и следуйте ей).
5. Закройте крышку.
6. Проверьте настройки на дисплее, чтобы убедиться, что у вас выставлены правильные параметры (например, цветная, черно-белая, форматная бумага, количество копий и т. д.).
7. Нажмите кнопку копирования.
8. Проверьте результат. Убедитесь, что это именно то, что нужно было скопировать.
9. Уберите оригинал со стекла и выключите аппарат.

Это примерный алгоритм. Но он применяется практически во всех ситуациях.

Дополнительные функции

Несмотря на то что за последние несколько лет аппаратное обеспечение копировальных устройств не претерпело значительных изменений, некоторые люди до сих пор не знают, что эту машинку можно использовать не только для производства копий. Рассмотрим дополнительные функции:

• увеличение. На панели дисплея есть параметр, который позволяет сделать текст или изображение больше. Обычно он регулируется шагом в процентах или с помощью настройки размера бумаги (например, от буквы до таблоида);
• сканирование. Многие современные аппараты имеют АПД над стеклом. Это позволяет пользователям копировать или сканировать много страниц одновременно с высокой скоростью;
• двусторонняя печать. Функция обеспечивает нанесение изображения или текста на обеих сторонах листа. Это особенно полезно для объемных документов, поскольку позволяет сократить время работы в два раза;
• разбор по экземплярам. Эта опция позволяет создавать копии нескольких страниц, а затем автоматически сортировать их, устраняя ручную работу.

К дополнительным возможностям относится отправка факсов. Разработчики машин добавили эту опцию, чтобы исключить использование нескольких устройств для выполнения различных офисных задач. Еще одна функция – переплет (сшивание, пробивание отверстий и фальцовка). Она доступна для машин с дополнительным оборудованием. С ее помощью ксерокс выполняет различные виды переплетов для буклетов. Теперь можно сшивать брошюры в углу либо вдоль одной стороны, выполнять перфорацию с двумя или тремя отверстиями, складывать вдоль одного бока листа.

Некоторые машины имеют внушительный перечень специальных опций. К ним относятся:

• копирование части. Эта функция позволяет выбирать определенные области страницы. Процесс выполняется в несколько этапов. Сначала машина сканирует, потом пользователь отмечает определенные области оригинала, производится печать;
• сохранение в формате PDF или файл Microsoft Word. С помощью дополнительного программного обеспечения копировальные устройства могут сканировать документы, преобразовывать и сохранять их в нужной форме, например, для Adobe Acrobat или Microsoft Word;
• отправка по электронной почте или в сетевую папку. Аппараты могут сканировать документы и отсылать на email (следует предварительно ввести адреса вручную). При необходимости можно сохранять документы непосредственно в каталог, чтобы дать легкий доступ другим пользователям;
• обеспечение безопасности и шифрование. Современные копировальные аппараты полностью защищены. Они могут шифровать документы, которые сканируются и хранятся в Сети.

Удаленный мониторинг (диагностика) – еще одна специальная функция. Аппарат с выходом в интернет позволяет сервисным специалистам обновлять программное обеспечение, выполнять диагностику и удаленный мониторинг общего состояния устройства. Оборудование может автоматически предупреждать техников о требующемся обслуживании.